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【コラム】上手な会議の進め方

会議の上手な進め方について、参考になるな、と思う記事があったので
自分の言葉に直して紹介させていただきます。

1.始める前に共通する話題について雑談する

  →本音で話しやすい環境を作り、積極的な意見を出しやすくする

2.共通で守るためのルールを決めてみる

  →進行を妨げとなるような事象を最初から防ぎましょう。
   進行役が案を出して、みんなの同意を取るといいですね。

3.目的・目標・手順を共有する

  →会議が向かう方向性を合わせる

4.アイデアを見える化する
  
  →無口な人でも書いて表現してもらい、全員参加してもらうために
   事前に提出しておいてもらいたいところですが、無理であれば
   会議の最初の5分~10分程度で行うとよいかも

5.出た意見に対して質問する

  →意見に対して関心を持っていることの発信

6.出た意見を褒(ほ)めてみる

  →積極的に参加してもらう気持ちを高めていくことができます

7.ホワイトボードを利用する

  →必要事項をホワイトボードに書き出し、
   参加者に顔を上にあげてもらうことで、会議に集中してもらう
   どんな意見が出て、何について話をしているのかをまとめることができる

8.タイムキーパーを設置する

  →時間を管理して、進行度合いに関心を持たせる
   時間は限りあるものだということを意識させる
   会議はダラダラやるものという既存の意識を変える

9.本当に必要な人だけに参加してもらう

  →参加するからには役割を明確化して、参加意識を高める
   関係なさそうな人がいると全体の意識が下がってしまう

10.議事録はデジカメで撮影する

  →議題ごとにきちんと意見、結果を見える化にして
   合意形成を行い、議事録作成の手間を省く
   メールで配布したり、共有サーバーの保存しておく



社会保険労務士 伊藤美晴さんの記事を参考にしました。

 

 

【コラム】相手への思いやり

ある日の出来事、久しぶりに終日車で出張した。

市内の企業を3社、午前中1社と午後2社巡回訪問した。

それだけのアポを取ることも大変なのだが会っていただけることはありがたいと思って感謝して
訪問時には、私に何が出来るのかを、相手に立場に立って考えるようにしている。

なので、夕方には充実感でヘトヘトになってしまう。


さて、終日出かけているので、休憩及び食事のために11時くらいにデニーズに入った。

ぎりぎりモーニングサービスメニューを受けることができたので目玉焼きをはさんだサンドイッチと、
お代わり自由のコーヒーそして、デザートにはアサイーと、私にしては結構豪華な
食事の注文をした、理由は、2時間くらいねばるつもりだったからだ。

美味しい食事と心地よい空間に身を置くと、前向きなアイデアがどんどん出てくる。

たまにはこういうこともいいもんだなあと、改めて思ったのと考えなければならない、
ややこしいテーマにも、まずまず取り組むことができた。
これは、自分がやらなければならないことなので進めることができて、一安心だった。

そうこうしているうちに、12時がつかづいてきて店内が混雑してきた。

コーヒーのお代わりを注文したくて、店員さんを探したのだがみなさん出払っていて、姿が見えない。

チャイムを押して呼んでもいいのだが、私はあれば苦手だ。

何か、こちらが客だぞを前面に出して、人を呼びつけるのはどうも気が引けるし、性に会わない。

お客さんも、店員さんも、同じ空間を共有している仲間だから対等の立場が、心地よい空気が生まれると思う。

そんなことを考えていると、一人の店員さんが目の前を通って、他のお客さんの食事を運んでいたので
しばらく待っていると、その店員さんが私の目の前を通る時に、目を合わせると、
その方から「コーヒーのお代わりいかがですか?」と聞いてくれたのだ。

やはりプロだ。

相手の役に立ちたいと思って仕事をしていらっしゃるのだからその役を演じてもらえるよう、
こちらが気を配ればいい。

それが相手への思いやりなのかなと思う。


そうこうしているうちに、更に混んできて、入り口で待っている人もでてきた。

そろそろ店を出ようと思って準備していると、恐れていたことが起こった。

それは、あるお客さんが、店員さんを呼びつけるピンポンの連打だ。

間髪をいれず、何回も何回も押し続ける。

明らかに、押している人のいらだちが、店内に鳴り響く。

店員さんも分かっているはずだ。
今は、どこも効率化を求めているために、人と人のつながりといったことをないがしろにしているために、
結果、楽しもうと来ている全員が嫌な思いをすることが起こってしまう。

どうしたものかなあと思いながら、店を出た。

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